Aprenda: Como controlar os seus Gastos

 

Nas últimas semanas o mundo está repleto de notícias ruins sobre o mercado financeiro. Bancos e seguradoras estão à beira de um colapso. Um dos motivos desta crise está associado a um simples fato de que as famílias americanas não conseguirem saldar suas dívidas, gerando uma bola de neve financeira.

Gerenciar as receitas, evitando que elas sejam menores que os gastos, é uma pratica que não é adotada por todos. Desta forma, muitas pessoas perdem o controle de suas finanças e entram em dívidas, gerando uma série de problemas em cascata. Quanto mais ficamos sem controle, mais difícil é buscar a estabilidade.

O objetivo deste post é apresentar uma maneira simples e prática para que todos possam gerenciar seus gastos através de uma ferramenta que praticamente todos têm instalado em seus computadores: o Microsoft Excel (ou equivalente). O modelo de controle que irei apresentar aqui é mensal, e não vai entrar no detalhe de cada gasto, será concentrado nos totais. As capturas de tela serão do MS Excel 2007, contudo será, quando pertinente, indicar procedimentos que funcionam a partir da versão 2003 deste aplicativo.

As dicas que vou dar requerem um mínimo de conhecimento nesta ferramenta, porém se você não conhece nada, não fique desapontado, no final será disponibilizada a planilha criada aqui para transferência. Ela foi testada no Excel 2003, 2007 e OpenOffice, funcionando em todos.

Mais que apenas anotar o que se ganha, o grande segredo é detalhar de forma organizada o que se gasta, a fim de agrupar de forma organizada cada um dos tipos de gastos, e entender aonde vai o seu rico e suado dinheiro.

Preparando a planilha
O controle que irei propor é anualizado, para isto, é necessário criar uma planilha nova a cada ano. Isso facilita o controle e possibilita uma visão mais ampla dos gastos. Depois é preciso criar uma linha base de rendimentos e totais, concentradas no topo de planilha, pois colocam próximos os valores de receitas e gastos:

O primeiro passo é criar uma linha com os meses do ano, para isto, preencha a célula B2 com o valor 01/01/2008, depois clique com o botão direito no quadrinho preto que aparece na parte de baixo da célula, e arraste até a coluna M. Ao soltar o botão do mouse, um menu de contexto será exibido, selecione a opção preencher meses, como mostra a animação abaixo.

Depois selecione todas as células, clique com o botão direito e vá até a opção formatar células, e na aba número, selecione a categoria personalizado, e escreva no tipo: mmmm e clique em OK, o Excel vai trocar as datas pelo nome do mês correspondente por extenso. Na célula A1, escreva Receitas, e mescle as células até M1.

A coluna A  irá conter a descrição dos itens de receitas e despesas da planilha. Então vamos descrever agora as receitas, sugiro um valor principal:salário. Caso tenha mais fontes de renda, preencha-as uma em cada linha, todas na coluna A.

Repare na imagem ao lado que coloquei o total abaixo da lista de receitas. Preenchi também a formula para o cálculo (soma) destes valores=SOMA(B4:B6). Atenção: os endereços das células vão variar de acordo com a quantidade de linhas de receitas que serão colocadas na planilha. Repita este processo para da um dos meses dispostos na planilha.

Depois, formate todos os valores, marcando-os e clicando com o botão direito do mouse, seguindo a opção formatar células, e selecionando a categoria moeda, e para números negativos a opção em vermelho. Para destacar quando as finanças estiverem ruins.

Antes de iniciarmos o detalhamento dos gastos, vamos reservar duas linhas, um para o total de gastos e outra para a diferença entre gastos e receitas. É importante deixar estas linhas na parte de cima da planilha para que fique evidente, logo que é aberto o controle, como está às finanças naquele determinado mês. No caso da planilha exemplo que está sendo criada agora, estas linhas são respectivamente a 9, 10 e 11. Na imagem ao lado estão as fórmulas para todos os totais, repare que na formula que soma os gastos, existe uma multiplicação por -1 isso deixa o valor dos gastos negativos, permitindo que uma simples soma seja necessária para mostrar o saldo final. Estas fórmulas precisam ser replicadas para os demais meses.

A partir de agora vamos tratar os gastos, e farei de uma forma genérica, ponderando valores que são comuns a maioria das pessoas. Por isso, a partir da célula A14, eu sugiro os valores dispostos nos grupos:

Domésticos: Aluguel, Condomínio, Água, Luz, Telefone, Gás, outros.
Alimentação: Supermercado, Outros;
Transporte: Seguro, Combustível, Estacionamento, IPVA, Transp. Público e Outros;
Entretenimento: Academia, Jornais/revistas, TV por assinatura, Internet
Cinema/Teatro e Outros;
Saúde: Plano de saúde, Farmácia e Outros;
Educação: Mensalidades, Cursos extras e Outros;
Vestuário: Roupas, Sapatos, Acessórios e Outros;

Se quiser um controle mais rigoroso, você pode incluir uma somatória de gastos parciais a cada grupo de itens que listei acima, gerando uma informação mais detalhada, e exibindo o que representa o maior custo no seu orçamento. Coloquei esta somatória nas linhas título de cada grupo.

Ajustes finais
A parte mais importante da planilha são as três linhas de totais, e a ela podemos aplicar um recurso interessante que é a formatação condicional, que pode pintar a células dos valores negativos de vermelho, deixando evidente o mês onde se gastou mais do que ganhou:

Para criar a formatação condicional, selecione todas as células da linha 11 e siga o procedimento do seu Office:

Office 2007: Após selecionar as células, clique no botão formatação condicional na abainicio. Na seqüência, selecione a opção realçar regras das células e selecione é menor do que, já janela que será aberta, preencha como mostra a imagem abaixo:

Office 2003: Após selecionar as células, clique no menu Ferramenta, e na seqüência emFormatação Condicional, e componha os valores: No primeiro combo: O valor da célula é, no segundo: menor do que, e no terceiro: 0. Clique no botão formatar, e altere a cor dopreenchimento para vermelho e a cor da fonte para preto:

Claro que esta planilha ainda é básica e é possível evoluir em muitas coisas, mas com ela do jeito que está o controle dos gastos em comparação com os rendimentos pode ser feito de forma fácil e ágil. Siga este link para baixar a planilha básica de controle de gastos.

Teste, experimente, altere e compartilhe! Deixe suas impressões, sugestões e dúvidas nos comentários. Boa semana a todos.

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